APLICATIVO EN EXCEL PARA EMPRENDEDORES

• MENU PRINCIPAL.

La primera hoja que vas a encontrar es la del menú principal, esta hoja contiene las opciones de Ventas, Registro de Ventas, Despachos, Registros de Despachos, Cotizaciones, Registros de Cotizaciones, Productos, Clientes, Estadística de Ventas y Análisis de Precios Unitarios.

En esta hoja el usuario podrá incluir los datos de la empresa tales como; Nombre Comercial del Emprendimiento, Nombre y Apellido del Dueño, Correo Electrónico, Sitio Web, Redes Sociales y la Dirección Geográfica de donde opera el emprendimiento.

También en esta página podrá asignar el logo que funcionará para todos los demás formatos y hojas que componen el libro de trabajo.

Es importante resaltar que esta hoja de cálculo cuenta con una protección que solo permite 3 copias máxima de la hoja original para así evitar que personas inescrupulosas distribuyan este producto en nombre de SM Ingeniería y que no han sido autorizadas como representantes de ventas, desmejorando así el servicio postventa que le damos a nuestros clientes.

• ORDEN DE VENTA:

La hoja Orden de Venta como su nombre lo indica representa el cierre de una negociación entre el cliente y la empresa de emprendimiento, ya sea que haya aceptado una cotización o simplemente ha colocado una Orden de Compra.

Para la entrada de datos el usuario solo debe posicionase en la celda de clientes escribir el nombre al cual va dirigida la orden o simplemente seleccionar el menú que aparece al tocar el botón con “…” del lado derecho de la celda, seguidamente incluye la moneda y su valor cambiario si es el caso de divisas convertibles, después debe incluir la Fecha de Envío, Fecha de Recepción, Costo del Envío, Fecha de pago, Términos de Pago, Forma de Pago, Referencia del comprobante de pago, Banco a donde pagó el cliente, Comentarios, Descripción, Cantidad y Precio unitario de los productos a vender.

Es preciso resaltar que los datos de Precio Unitario, Dirección de Envío, Número de Factura aparecen de manera automática cuando el usuario selecciona un cliente o producto de las bases de datos.

• REGISTRO DE VENTAS.

El registro de ventas contiene toda la información incluida y generada desde el formato de Orden de Ventas. Esta información puede ser impresa en forma de reporte o PDF y también puedes borrar uno o más registros seleccionando las celdas que contienen la información que deseas eliminar, además también puedes seleccionar una orden para ser modificada desde el formato de Orden de Ventas con tan solo presionar el botón “Modificar Orden”.

• ORDEN DE DESPACHO.

Las Ordenes de Despacho como su nombre lo indica es la información que se genera cuando se entrega el producto o los productos comprados por el cliente y que están especificados desde la Orden de Venta.

Necesariamente una Orden de despacho viene atada a una Orden de Venta si se desea llevar un orden en la negociación, pero de igual manera puedes despachar un producto al cual no le hayas hecho una Orden de Venta, con tan solo obviar esta celda.

Para la entrada de datos el usuario solo debe posicionarse en la celda de clientes escribir el nombre al cual va dirigida la orden o simplemente seleccionar el menú que aparece al tocar el botón con “…” del lado derecho de la celda, seguidamente incluye los datos de “la Empresa de Transporte”, “Número del Documento de Transporte”, “Fecha de Envío del Producto”, “Fecha de Recepción en sitio del cliente”, “Dirección de Despacho”, “Comentarios”, “Nombre de la Persona que Recibe el Pedido”, “Documento de Identidad de la Persona que Recibe el Pedido”, “Número del Teléfono de Contacto”, “Correo Electrónico”, “Descripción del Producto” y “Cantidad a Despachar”.

Cabe destacar que los datos de “Numero de Factura”, “Fecha de Envío”, “Fecha de Recepción”, “Descripción del Producto” y “Cantidad”, suelen aparecer cuando la Orden de Despacho viene relacionada con una Orden de Venta.

• REGISTRO DE DESPACHOS.

El Registro de Despachos contiene toda la información incluida y generada desde el formato de Orden de Despacho, esta información puede ser impresa en forma de reporte, también puedes borrar uno o más registros o puedes seleccionar una orden para modificar desde el formato de Orden de Despacho.

• ORDEN DE COTIZACION.

La orden de cotización es el documento por el cual el cliente recibe respuesta a una eventual negociación, en ella se muestra el precio y las condiciones que la empresa oferta al cliente con el objetivo de que se pueda desencadenar en una venta.

Para la entrada de datos el usuario solo debe posicionase en la celda de cliente escribir el nombre al cual va dirigida la orden o simplemente seleccionar el menú que aparece al tocar el botón con “…” del lado derecho de la celda, seguidamente incluye la moneda y su valor cambiario si es el caso de divisas convertibles, después debe incluir el Tiempo de Entrega, Orden de Compra si se trata de pedidos abiertos, Costo del Envío, Dirección del Cliente, Fecha de Cotización, Términos de Envío, Vía del Envío, Términos de Pago, Nombre del Comprador, Cargo del Comprador, Comentarios Adicionales, Descripción, Cantidad y Precio unitario de los productos a ofrecer.

Es preciso resaltar que los datos de Precio Unitario, Dirección de Envío, aparecen de manera automática cuando el usuario selecciona un cliente o producto de las bases de datos respectivas.

• REGISTRO DE COTIZACIONES.

El registro de cotizaciones contiene toda la información incluida y generada desde el formato de Orden de Cotización, esta información puede ser impresa en forma de reporte, también puedes borrar uno o más registros o puedes seleccionar una orden para modificar o consultar.

• HOJA DE PRODUCTOS

La hoja de productos como su nombre hace referencia, es la base de datos que almacena la información que describe los productos disponibles para la venta.

En esta hoja además de poder grabar la información anteriormente señalada el usuario podrá asignar mediante el botón “Asociar Imagen” una imagen de su producto para ser usada tanto en las cotizaciones como en análisis de precios unitarios y directamente en las consultas.

La información que acá se plasma es de suma importancia ya que la misma es la base de todas las transacciones que se realizan en las Ventas, Despachos y Cotizaciones.

• HOJA DE CLIENTES.

Esta hoja permite tener a la mano para diferentes fines la información de tus clientes además de ser usada como fuente al momento de realizar una venta, despacho o cotización.

Para la entrada de datos el usuario solo debe colocar en la celda del lado de la etiqueta “Nombre Comercial del Cliente:”, la razón social del cliente, seguidamente la “Dirección de Despacho o Fiscal”, “País de Procedencia”, “Teléfonos de Contacto”, “Correo Electrónico”, “WhatsApp”, “Twitter”, “Comentarios sobre el Cliente”, “Facebook”, “Instagram” y “Google”.

• ANALISIS DE PRECIOS UNITARIO A.P.U.

El Análisis de Precios Unitario se basa en la estimación de precio de un producto en base a los Materiales, Mano de Obra, Gastos Directos e Impuestos.

Para ello se debe incluir como valor variable el sueldo básico mensual o el sueldo promedio de aquellos actores que intervienen en el proceso de fabricación del producto.

Los “Gastos Mensuales”. En el análisis de precios unitario corresponden con aquellos gastos tales como los servicios, depreciación acumulada de la maquinaria o cualquier otro gasto que esté directamente relacionado con el proceso productivo.

Los “Impuestos x Mes”. En esta celda el usuario debe incluir el valor de los impuestos relacionados como el Impuesto sobre la renta, Impuesto a los activos financieros o cualquier otro impuesto que se considere se relaciona con el proceso productivo.

El “% Ganancias”.  Este valor corresponde con el porcentaje de ganancia que se obtiene luego del cálculo sumatorio de todos los costos de mano de obra, materiales, gastos e impuestos.

“Cantidad a Producir”. la función de esta celda es crear precios de ofertas por cantidades estimadas de producción, reduciendo así el porcentaje de ganancia de acuerdo al rango que se establezca en el botón “Ofertas”.

Hasta este punto solo hemos diseñado la estructura de cálculo de los costos contantes que implica producir cualquier producto, estos valores son la base del tiempo de elaboración de un producto.

Por ejemplo. Si un producto tarda 30 minutos en fabricarse pero nuestro sueldo base mensual es de 400.000 mil Bs, entonces en una semana se trabaja 40 horas tendrá un costo de 100.000 Bs. y en promedio son 8 horas por día sería un costo de 20.000 Bs, y si el día son 8 horas de trabajo, entonces una hora tiene 60 minutos, al final el costo por minutos es de 41, 67 Bs y de acuerdo al tiempo de elaboración del producto fina que es de 30 minutos su costo de mano de obra es de 1.250 Bs.

En esta hoja también puedes manejar la lista de precios de tus materiales, desde el botón “Materiales” puedes agregar la descripción, la unidad de medida y el costo unitario, estos datos pueden ser usados para uno o más productos a elaborar y su costo puede actualizarse de manera automática cuando estimes el costo de elaboración de un producto final.

Para la elaboración de un producto  tal como en una receta se requiere de instrucciones a seguir para obtener un producto final, en este caso nuestra hoja permite que puedas identificarlos de manera general desde el botón “Pasos de producción” que de una u otra forma puedan servir para uno o más productos.

• ESTADISTICA DE VENTAS

La estadística de ventas muestra el comportamiento del monto vendido y las cantidades despachadas, además puedes filtrar a través de un menú desplegable los datos que deseas sean visualizados tanto en la tabla dinámica como en el gráfico.

Las estadísticas de ventas suelen imprimirse y exportarse a PDF de manera separada por lo que tienes estos siguientes botones para seleccionar según tu necesidad la información que desees.